Amalan Perejenan Hartanah (REAP) secara asasnya terikat kepada konsep pejabat, seperti yang dinyatakan dalam Standard 1 Amalan Perejenan Hartanah Malaysia (MEAS). Keperluan ini menekankan kepentingan mempunyai pejabat fizikal untuk menjalankan perkhidmatan perejenan hartanah dengan berkesan. Untuk memahami ini, adalah penting untuk terlebih dahulu mendefinisikan hartanah: ia merujuk kepada harta tidak alih—aset yang tidak boleh dipindahkan dan kekal terpacak di tanah. Ciri ini penting untuk memahami mengapa amalan perejenan hartanah berasaskan kepada lokasi geografi.
Tujuan utama perejenan hartanah adalah menyediakan perkhidmatan berkaitan dengan hartanah. Hartanah ini secara semula jadi terikat kepada lokasi geografi tertentu, yang memerlukan kehadiran agensi di kawasan berdekatan untuk menguruskan dan memberi perkhidmatan kepada harta tersebut dengan berkesan. Apabila sesebuah perejenan hartanah dilantik untuk mewakili hartanah, ia bertanggungjawab untuk menjaga kepentingan pemilik hartanah itu, yang sering termasuk memberi akses kepada pembeli atau penyewa berpotensi.
Sebagai contoh, apabila sesebuah hartanah disenaraikan untuk dijual atau disewa, perejenan hartanah akan memegang kunci untuk memudahkan sesi lawatan. Dalam kes hartanah yang berperabot atau diduduki oleh penyewa, keupayaan ejen untuk mengendalikan lawatan dan menangani isu penyewa menjadi lebih rumit. Jika sesebuah hartanah diuruskan oleh perejenan hartanah yang terletak jauh—contohnya, perejenan hartanah yang berpusat di Kuala Lumpur menguruskan hartanah di Ipoh—cabaran logistik akan timbul. Bolehkah pihak perejenan dengan segera bertindak balas kepada seorang yang berminat untuk melihat hartanah? Jika berlaku isu seperti barang-barang hilang di hartanah berperabot, adakah wajar untuk pemilik hartanah menghubungi pihak perejenan hartanah yang berada beratus-ratus kilometer jauhnya untuk menyelesaikan masalah tersebut?
Mempunyai pejabat di kawasan geografi yang sama dengan hartanah yang diuruskan bukan sahaja memudahkan komunikasi dan tindak balas yang berkesan tetapi juga meningkatkan kepercayaan antara firma perejenan hartanah dan pemilik hartanah. Semakin dekat perejenan hartanah dengan hartanah yang diuruskan, semakin baik ia dapat memberi perkhidmatan, mengatur lawatan, dan merundingkan perjanjian dalam masa yang sesuai.
Tambahan pula, jika sesebuah perejenan hartanah secara konsisten menguruskan hartanah di luar kawasan yang ditetapkan dan menghadapi cabaran berkaitan dengan masa perjalanan dan keupayaan tindak balas, mungkin tidak wajar untuk mengambil hartanah tersebut untuk diuruskan. Dalam kes sedemikian, perejenan hartanah tersebut perlu mempertimbangkan sama ada jumlah perniagaan tersebut wajar untuk menubuhkan pejabat tempatan, yang didaftarkan dengan Lembaga Penilai, Pentaksir, Ejen Hartanah dan Pengurus Harta (BOVAEP). Pejabat tempatan ini juga perlu mempunyai seorang pengurus residen yang merupakan ejen hartanah berdaftar untuk memastikan pematuhan undang-undang dan penyampaian perkhidmatan yang berkesan.
Walau bagaimanapun, terdapat perejenan hartanah yang beroperasi tanpa pejabat cawangan yang berdaftar. Ini adalah menyalahi undang-undang. Sudah tentu, disebabkan oleh ketamakan dan amalan yang tidak beretika, pejabat yang tidak sah tanpa ejen hartanah berdaftar ditubuhkan oleh Ibu Pejabat mereka atau Perunding Perejenan Hartanah (REN) yang aktif di lokasi tersebut. Orang awam perlu sedar tentang risiko yang diambil dengan amalan sebegini. Hak anda sebagai pemilik hartanah tidak boleh disalah urus oleh ejen-ejen yang tidak profesional ini. Mereka boleh hilang begitu sahaja, dan anda TIDAK mempunyai pejabat dengan Ejen Hartanah Berdaftar untuk membuat aduan!
Kesimpulannya, keperluan bahawa Amalan Perejenan Hartanah dijalankan dari pejabat fizikal adalah berakar umbi dalam keperluan praktikal pengurusan hartanah. Kehadiran tempatan bukan sahaja membolehkan perkhidmatan yang lebih baik tetapi juga selaras dengan tanggungjawab teras perejenan hartanah tersebut. Dengan mengutamakan relevansi geografi, perejenan hartanah dapat memenuhi tanggungjawab mereka dengan lebih berkesan, memastikan tahap perkhidmatan yang lebih tinggi untuk pemilik hartanah dan pelanggan.